Как оформить сотрудника онлайн-школы

Трудовой договор — оптимальное решение, если вы принимаете специалиста на конкретную должность, с определенными обязанностями, условиями и графиком работы. Это доступно ООО и ИП, физлица и самозанятые не могут брать сотрудников на работу. При этом для ИП с патентом действует ограничение — не более 15 сотрудников. Для ИП и ООО с УСН — не более 100 человек в год.
Инструкция, как оформить сотрудника в онлайн-школу, и другие варианты сотрудничества со специалистами.
Другой важный момент — для образовательной деятельности с преподавателями в штате онлайн-школе понадобится лицензия. Если вы планируете работать без неё, можно сотрудничать с преподавателями как с подрядчиками — ИП или самозанятыми.

Рассмотрим все варианты.





Оформление в штат

Разбираем пошагово, как правильно оформить сотрудника в штат.
1. Составляем штатное расписание.
В документе указываем порядковый номер сотрудника, его должность и количество штатных единиц в этой должности, оклад, надбавки и сумму.
2. Заключаем трудовой договор.
Чтобы оформить сотрудника по трудовому договору, понадобятся четыре основных документа:
  • Паспорт (или временное удостоверение личности);
  • СНИЛС;
  • Документ воинского учёта (для мужчин и женщин, подлежащих призыву);
  • Трудовая книжка (для совместителей не нужна).
Если сотрудник раньше нигде не работал, вы сами заводите ему трудовую книжку. Также для договора вы можете попросить диплом и справку о судимостях — по закону судимым нельзя работать преподавателями.
В договоре предусмотрены существенные и дополнительные условия.
К существенным относятся:
  • Данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
  • Название компании;
  • Подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
  • Место и дата заключения трудового договора;
  • Срок договора;
  • Должность, профессия, специальность сотрудника;
  • Дата начала работы;
  • Гарантии и компенсации за работу в опасных условиях;
  • Информация про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
  • Условия работы.
Если в договор не включены существенные условия, предпринимателю грозит штраф до 10 000 рублей за неправильно оформленного сотрудника. При этом не нужно составлять новый договор, если забыли внести в него обязательные условия — достаточно прописать их в дополнительном соглашении к договору. В этом случае штрафа не будет.

Подробно о том, как правильно оформить сотрудника и что должно быть указано в трудовом договоре — в статье 57 ТК РФ.
Сотрудник и работодатель подписывают договор в двух экземплярах. Это необходимо сделать в течение трёх дней с момента выхода сотрудника на работу.
Важно!
3. Издаём приказ.
Этот документ фиксирует факт и момент приема сотрудника на работу. На приказ вы ссылаетесь в трудовой книжке.
4. Заполняем личную карточку работника.
Для компаний этот шаг обязателен, для ИП — нет, но желателен. В карточке сохраняется вся необходимая информация по сотруднику: данные документов, номер приказа, записи о приеме и отпусках, перемещениях, изменениях условий и увольнении.
5. Делаем запись в трудовой книжке.
Зафиксировать в документе прием на работу необходимо, если сотрудник проработал дольше 5 дней. Если вы принимаете на работу иностранного гражданина, схема оформления зависит от его статуса. В некоторых случаях для приема в штат достаточно иностранного паспорта, в других — понадобятся патент и разрешение на работу. Все нюансы — в Федеральном законе «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 N 115-ФЗ.

Альтернативные варианты

Договор возмездного оказания услуг, договор с ИП или самозанятым - законные альтернативные варианты работы со специалистами.
Для заключения договора ГПХ достаточно трёх документов: паспорта, СНИЛС и ИНН исполнителя. Трудовая книжка не требуется. Исполнитель получает вознаграждение за результат работы или оказанную услугу, заказчик удерживает из вознаграждения НДФЛ и оплачивает только взносы в ПФР и ФОМС. При этом исполнитель может работать ещё в нескольких местах, заказчик не вправе регламентировать его занятость и график — в договоре обозначается только дата начала и окончания работ.

Для оформления работ используют договор подряда — он подразумевает результат, который можно потрогать. Для консультационных, информационных, образовательных услуг — договор возмездного оказания услуг.

Более редкий вариант — договор авторского заказа. Он используется, когда результат работы исполнителя — произведение науки, культуры или искусства.

Также стороны могут заключить смешанный договор ГПХ, в котором содержатся элементы различных соглашений.

Если трудовой договор заключается между работодателем и работником, то договор ГПХ — между заказчиком и исполнителем. Первый регулирует Трудовой кодекс РФ, второй — Гражданский кодекс РФ.
Гражданско-правовой договор.
Не нужно вести кадровую документацию, оплачивать отпуска и больничные. ИП сами платят налоги, пенсионные и страховые взносы. А ещё — можно назначать штрафы за невыполнение работы.

Пользуясь этим, некоторые работодатели увольняют сотрудников, открывают им ИП и продолжают работать уже на более выгодных для себя условиях. Чем это грозит и почему так делать не стоит — в блоке «Как избежать ошибок и штрафов»



Выход для тех, кто работает без лицензии, и просто удобный вариант.
Договор с ИП.
Например, в пп. 8 п. 2 ст. 6 сказано, что сотрудник не может уволиться и сразу начать работать с этим же работодателем по договору как самозанятый — для этого должно пройти не меньше двух лет.

Ещё один важный нюанс — расходы за услуги самозанятого учитываются только при наличии чека из приложения «Мой налог». Акты можно использовать как дополнение, но главное — чек: в бумажном или электронном виде.
Главное, на что стоит опираться при оформлении сотрудничества с самозанятым — Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Договор с самозанятым.

Как избежать ошибок и штрафов

Всегда работать по договору - правило номер один.
1. Не работайте без договора.
Кажется, что официальное оформление выгодно только работнику: за него платят взносы, ему оплачивают больничные, отпуска и пособия, а от недобросовестного работодателя защищает Трудовая инспекция. Вместе с тем руководителю при наличии трудового договора, где помимо прав регламентированы обязанности сотрудника, проще контролировать выполнение задач. К тому же, работник не может претендовать на больший размер зарплаты или премии, чем прописан в договоре.

Трудовыми отношениями без оформления также может заинтересоваться налоговая. В результате вам придется делать перерасчет зарплаты, ЕСН, страховых взносов в пенсионный фонд и НДФЛ, включать сотрудника в штат, а если он обратится в суд — оплачивать моральный вред и судебные издержки.
2. Внимательно оформляйте договор ГПХ.
Если налоговая или трудинспекция обнаружат в договоре ГПХ нарушения, его могут переквалифицировать в трудовой договор.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
Статья 15 ТК РФ:
Поэтому вместо «работник» и «заработная плата» пишите «исполнитель» и «вознаграждение». Вместо 5 постов в инстаграм каждый день — 460 постов в течение трёх месяцев. Не указывайте график работы — только конкретные сроки исполнения договора. Помните: договор ГПХ — про результат, а не процесс.
3. Не используйте договор с ИП как более выгодный вариант трудового договора.
Помимо налогов и взносов за нарушения придётся заплатить штраф и ощутимые суммы за несданные отчёты.

Во всех случаях за каждый незаключённый трудовой договор предусмотрены штрафы по п. 4 ст. 5.27 КоАП:

  • для должностных лиц — от 10000 до 20000 рублей
  • для ИП — от 5000 до 10000 рублей
  • для юрлиц — от 50000 до 100000 рублей.

Главное

И ещё раз: не работаем без договора: ГПХ или трудового.
1
Договор нужен всем: и работнику, и работодателю.
2
Хотите сотрудника на постоянную занятость — оформляйте его в штат. Важнее результат и минимум затрат — заключайте договор ГПХ.
3
Не используйте гражданско-правовой договор со всеми признаками трудового — больше потратите, чем сэкономите.
4
Составляйте каждый пункт договора ГПХ так, чтобы в нем ничего не говорило о трудовой деятельности: не «работник» и «работодатель», а «исполнитель» и «заказчик».
Больше материалов — в телеграм-канале Понятно. Подписывайтесь, чтобы не пропустить самое интересное!
Оцените статью
Zenclass — простая платформа для создания онлайн-школы. Всё интуитивно понятно: несколько кликов — и курс готов. Начнём?