Как делегировать задачи, чтобы помогать бизнесу расти
Понятные советы, разбор страхов и личные кейсы владельцев онлайн-школ.
Перед экспертом и основателем школы рано или поздно встаёт вопрос: и дальше продолжать в режиме «продвинутой самозанятости» или пора расширяться? И если пора, то в определённый момент возникнет ситуация, когда банально не хватит времени и сил делать всё и сразу.
Какие обязанности можно спокойно доверить сотрудникам или подрядчику, чтобы потом не пришлось переделывать самому? Как ставить задачи, чтобы исполнители закрывали их вовремя?
Разбираемся с экспертами — что мешает делегировать, как избежать ошибок в процессе и что никогда не стоит отдавать на аутсорс.
Какие обязанности можно спокойно доверить сотрудникам или подрядчику, чтобы потом не пришлось переделывать самому? Как ставить задачи, чтобы исполнители закрывали их вовремя?
Разбираемся с экспертами — что мешает делегировать, как избежать ошибок в процессе и что никогда не стоит отдавать на аутсорс.
Содержание
Зачем делегировать, если можно управлять школой в одиночку
Заниматься онлайн-школой в одиночку реально, но крайне сложно. С одной стороны, когда «один во всех лицах» или в команде пара-тройка человек, можно беречь бюджет и всё контролировать.
С другой стороны, есть вероятность проиграть по эффективности: по времени, а нередко и по качеству выполненной работы. Потому что любой, даже самый мультизадачный человек, ограничен количеством часов в сутках, профессиональными навыками и внутренним ресурсом.
С другой стороны, есть вероятность проиграть по эффективности: по времени, а нередко и по качеству выполненной работы. Потому что любой, даже самый мультизадачный человек, ограничен количеством часов в сутках, профессиональными навыками и внутренним ресурсом.
Работа в режиме нон-стоп запросто может довести до переутомления, а вот до успеха — далеко не всегда.
- Чтобы использовать свободное время для масштабных дел — например, для разработки стратегии или проработки гипотез.
- Чтобы выстроить чётко работающую систему, в которой каждый занимается своим делом — от анализа целевой аудитории до расчётов с налоговой.
- Чтобы повысить мотивацию сотрудников — когда знаешь, что руководитель сам прикроет все косяки, зачем стараться?
- Чтобы понять, кто есть кто в бизнес-лодке — возможно, кто-то не готов брать ответственность за свой участок работы, и стоит задуматься о замене. Или наоборот, новые задачи раскроют потенциал скромного трудяги.
- Чтобы не выгореть.
- Не хватает времени, чтобы нормально заниматься ключевыми задачами.
- Задачи требуют узкоспециализированного подхода, и их может грамотно закрыть только профессионал в этой сфере.
- Руководитель выполняет и отвечает за большую часть работы — налицо дисбаланс внутри команды.
- Есть сотрудники, которые потенциально способны на большее.
- Чтобы закрыть задачи, приходится забыть про всё, кроме работы.
Что руководителю онлайн-школы важно делать самому, а что лучше делегировать
- Выбор ниши, концепции, позиционирование и формирование tone of voice — принципов общения с целевой аудиторией. Всё, из чего складывается единый образ школы.
- Определение смыслов
Акцентируем: не разработку маркетинговой стратегии или рекламной кампании, а именно выбор векторов. Первое можно со спокойной душой отдать на аутсорс специалистам. Задача руководителя онлайн-школы — знать, с какими рекламными посылами проект выходит на рынок. - Планирование и финансирование
Важно понимать, куда движется онлайн-школа, какой нужен результат и каким путём к нему идти. А ещё сколько на это потребуется денег и оправданы ли траты. Даже если есть инвестор, продюсер или проджект, последнее слово за владельцем бизнеса. - Ценообразование и продуктовую линейку — от доступного трипваера до флагманского продукта. Сколько будут стоить курсы, какие возможны скидки, заводить ли VIP-тариф — это решает руководитель.
- Отношения с командой
Вопросы с условиями сотрудничества, распределением ролей, разруливанием конфликтов внутри коллектива лучше решать лично. Да, контролировать налаженные процессы могут наёмные специалисты, но общее управление командой — на руководителе.
- Рутинные задачи
Посмотреть почту, промониторить отзывы, составить график созвонов — с этим справится личный помощник. Чтобы оставалось время на развитие, нужно в первую очередь освободить себя от засасывающего круговорота мелочей. - Сложные задачи, которые кто-то выполнит лучше вас
Можно быть крутым экспертом в своей теме, но не обладать знаниями, необходимыми для продвижения онлайн-курса. Или не уметь круто снимать и монтировать. И это нормально! Как и нанимать под такие задачи специалистов на аутсорсе или в штат. - Задачи, на которых сотрудники профессионально растут
Лучший способ собрать отличную команду — растить специалистов внутри компании и развивать наставничество.
Новичок быстрее обучается, адаптируется и приносит пользу школе, если его прокачивает более опытный коллега.
Ошибки в делегировании и решения
- Оставлять себе интересные, драйвовые задачи
Без интересных задач команда заскучает и перестанет профессионально расти. Важно делиться не только рутиной, но и по-настоящему классными поручениями. - Оставлять себе быстрые задачи
Правильно и полезно для оптимизации бизнес-процессов отдавать задачу тому, кто отвечает за этот участок работы. Тогда не будет перекоса в обязанностях. - Передать сразу большой пул работ с единым дедлайном
Лучше делегировать крупные задачи поэтапно, с промежуточным контролем и фидбеком, чтобы задачи делались вовремя и без перегруза. - Ставить задачу, но не обеспечить необходимый ресурс
«Пойди туда, не знаю, куда», но сделай. Такие поручения часто становятся тупиковыми, потому что для успешного выполнения нужно обеспечить базу. Будь то дополнительное время, распределение нагрузки, выделение бюджета или даже оперативное согласование срочных вопросов самим же руководителем. - Оценивать результат по себе
Сотрудник или команда на аутсорсе должны показать результат. Каким способом — решать им. Главное — проговорить ожидания и согласовать суть задачи на старте, чтобы не было недопонимания в процессе.
- Обозначить цель
- конкретная
- измеримая
- достижимая
- актуальная
- с дедлайном
- Разобраться в задаче перед тем, как её делегировать
- Убедиться, что задачу поняли правильно
- Контролировать выполнение
- Давать обратную связь
Адекватная оценка — стимул работать лучше. Критиковать нужно наедине, а вот хвалить, наоборот, лучше при всех. Даже если все — в рабочем чате в Телеграме.
Очень здорово выделить время для полноценного разговора после выполненной работы и спросить — что было понятно, где возникли сложности, какие есть идеи для оптимизации.
Очень здорово выделить время для полноценного разговора после выполненной работы и спросить — что было понятно, где возникли сложности, какие есть идеи для оптимизации.
Хорошо, когда руководитель изначально предлагает «поштормить» вместе с командой — так появляются инсайты, становятся очевидными зоны особого внимания, а у исполнителя нет ощущения, что его оставили один на один с задачей.
Как отпустить себя и начать делегировать: советы психолога
Ситуация, в которой руководитель работает на разрыв и выполняет все, даже рутинные задачи, распространена не только в EdTech, — это обычное дело в бизнесе в целом. Причины такой загрузки могут быть разными, но зачастую именно страхи мешают передать часть дел и сосредоточиться на более приоритетных задачах.
Почему так сложно доверять подчинённым и отдавать работу на аутсорс? Здесь несколько причин:
Почему так сложно доверять подчинённым и отдавать работу на аутсорс? Здесь несколько причин:
- Уверенность, что «никто не сделает так же хорошо, как я».
А, значит, проще и надёжнее сделать самому. - Страх оказаться ненужным.
Если сотрудники вдруг начнут всё делать самостоятельно и выдавать крутой результат, то руководитель как будто рискует остаться за бортом. - Стремление к гиперконтролю.
Особенно когда на кону стоит прибыль от продаж или бюджет на рекламу. - Банально — незнание, как и что делегировать, с чего начать и как всё организовать.
— Мы боимся делегировать из-за сложностей с самооценкой и мировоззрением.
Мировоззрение руководителя и подчинённого кардинально отличаются: подчинённый смотрит в задачу, а руководитель — в цель и стратегию. То есть задача руководителя — достичь цель и реализовать стратегию.
Мировоззрение руководителя и подчинённого кардинально отличаются: подчинённый смотрит в задачу, а руководитель — в цель и стратегию. То есть задача руководителя — достичь цель и реализовать стратегию.
Если у руля человек с недостаточной уверенностью, он предпочтёт многозадачность стратегическим решениям. Что делать? Менять мировоззрение на подходящее своей позиции. И не смотреть в страх, а смотреть в сторону целей и путей их достижения.
Уверенность, что «никто не сделает так же хорошо, как я», часто растёт из роли спасателя, который внутренне отказывается делегировать ответственность и смотрит только в задачу, не в цель.
К гиперконтролю стремятся люди с ролью преследователя, им важно выступить с позиции силы. Нет понимания, что такой подход — это слив собственных ресурсов и неправильная организация работы всего коллектива. Чтобы справиться с гиперконтролем, важно фокусироваться на стратегии, а тактику можно оставить исполнителям.
К гиперконтролю стремятся люди с ролью преследователя, им важно выступить с позиции силы. Нет понимания, что такой подход — это слив собственных ресурсов и неправильная организация работы всего коллектива. Чтобы справиться с гиперконтролем, важно фокусироваться на стратегии, а тактику можно оставить исполнителям.
Делегирование позволяет руководителю полноценно масштабировать бизнес. И сделать это можно только через мировоззрение руководителя.
«Чтобы машина поехала, двигатель нужно запустить»: руководители онлайн-школ о личном опыте делегирования
— В какой-то момент я была вынуждена делегировать задачи, хотя привыкла делать всё сама. Решила доверить подготовку экспертных статей про нашу школу для различных изданий.
Сама я написать тоже могу. И почти год заставляла себя сесть и набросать хотя бы план одной статьи. Потому что бизнес отнимает всё время и до как будто необязательных вопросов руки не доходят.
Понимала, что делегировать подрядчику на 100% не получится, потому что надо передать смысл, который я хотела заложить. А значит, придётся участвовать. Плюс хотелось, чтобы мысль изложили моим языком, с сохранением стилистики.
В поиске подрядчика для подготовки статей от моего имени я потерпела фиаско дважды.
Первый раз — заплатила аванс специалисту, а он просто пропал. Хотя это был человек по рекомендации.
Второй раз — сделала выводы и выбрала агентство контент-маркетинга. Их результативность стремилась к нулю, зато я впахивала за пятерых. И ещё платила деньги.
Подходящее агентство нашла с третьего раза. Эта редакция выстроила процесс так, что он стал удобным для меня. Тексты отражали именно то, что я хотела сказать. И я не была слишком загружена.
Вот как агентство выстроило процесс:
Сама я написать тоже могу. И почти год заставляла себя сесть и набросать хотя бы план одной статьи. Потому что бизнес отнимает всё время и до как будто необязательных вопросов руки не доходят.
Понимала, что делегировать подрядчику на 100% не получится, потому что надо передать смысл, который я хотела заложить. А значит, придётся участвовать. Плюс хотелось, чтобы мысль изложили моим языком, с сохранением стилистики.
В поиске подрядчика для подготовки статей от моего имени я потерпела фиаско дважды.
Первый раз — заплатила аванс специалисту, а он просто пропал. Хотя это был человек по рекомендации.
Второй раз — сделала выводы и выбрала агентство контент-маркетинга. Их результативность стремилась к нулю, зато я впахивала за пятерых. И ещё платила деньги.
Подходящее агентство нашла с третьего раза. Эта редакция выстроила процесс так, что он стал удобным для меня. Тексты отражали именно то, что я хотела сказать. И я не была слишком загружена.
Вот как агентство выстроило процесс:
- Составили контент-план
- Подобрали площадки для публикаций
- Собирали материал из текстов, который, а наговаривала в аудио — круто структурировали и seo-оптимизировали.
Важный момент: чтобы машина поехала, двигатель нужно запустить. Одного владельца онлайн-школы на всё не хватит. Поэтому нужно делегировать и закрывать глаза на недочёты, которые не влияют на результат. И не закапываемся в правках! Иначе есть риск потерять хороших подрядчиков.
Да, исполнитель не сделает ровно так, как нужно именно вам. Но самое главное — сделает. Без делегирования ещё долго можно лежать в направлении мечты.
Ещё у нас интересный опыт с другой стороны — как делегируют нам. Для экспертов онлайн-школ мы снимаем видеоуроки, рилсы, вебинары. Главная сложность — заказчик и подрядчик разговаривают на разных языках.
Например, онлайн-школа ставит размытое ТЗ перед подрядчиком, в котором прослеживается желание получить «красивый динамичный ролик». Продакшен делает. А выходит не совсем то, что представлял заказчик. Потому что «красивый динамичный ролик» в понимании исполнителя — это клиповое видео до трёх минут с высокой динамикой и эстетичными кадрами. А для заказчика — переключение между крупными планами и презентацией. Динамичный ролик для аудитории 55+ и для аудитории 25+ это совсем разные ролики. Даже если они на одну тему.
Поэтому для понимания задачи критически важно задать грамотные вопросы и составить полноценное ТЗ. А ещё хорошо добавить не только референсы, которые нравятся, но и то, что совсем не подходит.
Например, онлайн-школа ставит размытое ТЗ перед подрядчиком, в котором прослеживается желание получить «красивый динамичный ролик». Продакшен делает. А выходит не совсем то, что представлял заказчик. Потому что «красивый динамичный ролик» в понимании исполнителя — это клиповое видео до трёх минут с высокой динамикой и эстетичными кадрами. А для заказчика — переключение между крупными планами и презентацией. Динамичный ролик для аудитории 55+ и для аудитории 25+ это совсем разные ролики. Даже если они на одну тему.
Поэтому для понимания задачи критически важно задать грамотные вопросы и составить полноценное ТЗ. А ещё хорошо добавить не только референсы, которые нравятся, но и то, что совсем не подходит.
— Руководителю нужно лично нести ответственность и просчитывать риски. И понимать — когда что-то идёт не так, это не проблема команды. Даже там, где решения принимались кем-то другим или предложенные гипотезы оказались нерабочими. Лучше самостоятельно принимать решения, последствия которых придется расхлебывать вам же.
Самому нужно делать вещи, в которых разбираетесь только вы: это, наверное, не очень типичная ситуация для онлайн-школ вообще, но в нашей узкой нише нет ни одного маркетолога, таргетолога, копирайтера, которые разбирались бы в продуктах и знали бы нашу аудиторию лучше, чем я.
Мы раз 10 пытались привлечь разных digital-специалистов — половина даже не выясняли, что и кому мы предлагаем и продаём. Они считали исчерпывающими свои представления о профессии, коммерческие предложения выставляли шаблонные, местами неотредактированные.
С тремя кандидатами доходили до обсуждения стратегий, но всё заканчивалось предложением стрелять из пушек по воробьям. А когда я объясняла, кто наша ЦА и где она обитает, работа нанятых специалистов ограничивалась управлением рекламным кабинетом.
Я бы и рада делегировать, но попытки проваливаются: не готова я всерьёз выслушивать, что все, кто подписан на паблики про английский, — это и есть наша ЦА, а потом слить 400К на таргет по ним. 400К — это реальный бюджет, который у нас попросили для продвижения одной программы, которая тогда стоила 8 900 рублей.
Самому нужно делать вещи, в которых разбираетесь только вы: это, наверное, не очень типичная ситуация для онлайн-школ вообще, но в нашей узкой нише нет ни одного маркетолога, таргетолога, копирайтера, которые разбирались бы в продуктах и знали бы нашу аудиторию лучше, чем я.
Мы раз 10 пытались привлечь разных digital-специалистов — половина даже не выясняли, что и кому мы предлагаем и продаём. Они считали исчерпывающими свои представления о профессии, коммерческие предложения выставляли шаблонные, местами неотредактированные.
С тремя кандидатами доходили до обсуждения стратегий, но всё заканчивалось предложением стрелять из пушек по воробьям. А когда я объясняла, кто наша ЦА и где она обитает, работа нанятых специалистов ограничивалась управлением рекламным кабинетом.
Я бы и рада делегировать, но попытки проваливаются: не готова я всерьёз выслушивать, что все, кто подписан на паблики про английский, — это и есть наша ЦА, а потом слить 400К на таргет по ним. 400К — это реальный бюджет, который у нас попросили для продвижения одной программы, которая тогда стоила 8 900 рублей.
Не каждый страх нужно преодолевать, бывают объективные причины держать всё в своих руках. Часто это здоровый механизм, который обеспечивает безопасность, в том числе и бизнеса.
Когда страх не оправдан и заставляет самостоятельно делать вещи, которые точно можно делегировать, лучше поработать со специалистами, чтобы трезво оценивать границы своей и чужой компетентности и проработать причины, мешающие доверять людям в ущерб делу. Это история не про бизнес или менеджмент — она про когнитивные и поведенческие искажения.
Когда страх не оправдан и заставляет самостоятельно делать вещи, которые точно можно делегировать, лучше поработать со специалистами, чтобы трезво оценивать границы своей и чужой компетентности и проработать причины, мешающие доверять людям в ущерб делу. Это история не про бизнес или менеджмент — она про когнитивные и поведенческие искажения.
— Делегирование заставляет бизнес расти. Ни крутые профи, ни миллионные маркетинговые расходы не принесут плодов, если руководитель занимается микроменеджементом.
Несколько лет назад я проходила обучение для руководителей и услышала ценный инсайт, которым пользуюсь до сих пор: «Когда руководитель лезет в каждое дело, у его сотрудников атрофируется самостоятельность».
И это действительно так!
Просто сравните задачи:
Несколько лет назад я проходила обучение для руководителей и услышала ценный инсайт, которым пользуюсь до сих пор: «Когда руководитель лезет в каждое дело, у его сотрудников атрофируется самостоятельность».
И это действительно так!
Просто сравните задачи:
- «Николай, у нас на платформу плохо накатывается перенесённый материал. Ты сейчас берёшь, открываешь код, вбиваешь…»
- «Николай, у нас на платформу плохо накатывается перенесённый материал. Нужно это починить. Какие идеи по исправлению ситуации? Ресурса хватает?»
Непросто осознать и принять, что ты не можешь быть специалистом во всём. И именно поэтому нанимаешь людей, которые погружены в тему, учатся и постоянно практикуются.
Мне и самой это удалось не сразу: 6 лет была копирайтером, писала для блогеров-миллионников, делала продающие рассылки и вела параллельно по 8 соцсетей. Но со временем начала переходить к административным задачам. Нанимала людей, строила первый отдел и испытывала настоящую злость, когда они не справлялись так, как я это рисовала в голове.
При этом статьи, посты и письма были хорошие. Они работали. Они просто были «не такие». Сначала я правила каждый материал. Потом утонула в объёме и задала вопрос: «Кто нанял этих людей? С чьей подачи им платят за работу? Так зачем ты лезешь во всё?»
Так я начала понемногу отпускать ситуацию. И знаете, что случилось?
Отдел показал тотальную беспомощность. Сотрудники не понимали, как это им самим нести ответственность за написанное; как это я не буду проверять запятые; как это им надо самим выбрать тему или даже составить контент-план. Вижу тут проблему в том, что приучила работать сугубо под моим началом.
Сейчас я руковожу онлайн-школой в одном из топ-100 EdTech России. В подчинении много штатных сотрудников и приглашённых экспертов для курсов, которые мы создаём. И я им делегирую действительно многое.
При этом статьи, посты и письма были хорошие. Они работали. Они просто были «не такие». Сначала я правила каждый материал. Потом утонула в объёме и задала вопрос: «Кто нанял этих людей? С чьей подачи им платят за работу? Так зачем ты лезешь во всё?»
Так я начала понемногу отпускать ситуацию. И знаете, что случилось?
Отдел показал тотальную беспомощность. Сотрудники не понимали, как это им самим нести ответственность за написанное; как это я не буду проверять запятые; как это им надо самим выбрать тему или даже составить контент-план. Вижу тут проблему в том, что приучила работать сугубо под моим началом.
Сейчас я руковожу онлайн-школой в одном из топ-100 EdTech России. В подчинении много штатных сотрудников и приглашённых экспертов для курсов, которые мы создаём. И я им делегирую действительно многое.
Мысль, что руководитель должен быть самым креативным и идейным, я считаю сильно переоценённой. Верю, что это лучше получится у линейных сотрудников, а себе лучше оставить роль навигатора.
Больше материалов — в телеграм-канале Понятно. Подписывайтесь, чтобы не пропустить самое интересное!
Оцените статью
Zenclass — простая платформа для создания онлайн-школы. Всё интуитивно понятно: несколько кликов — и курс готов. Начнём?
