Онбординг сотрудников: как провести и оценить

Меньше отток сотрудников
По данным исследования платформы hh.ru, до 40% россиян меняют работу менее, чем через год после трудоустройства. Люди уходят, потому что им некомфортно, сложно или ожидания не оправдались. Когда новому сотруднику сразу доносят ценности компании, протягивают руку, объясняют и поддерживают, он чувствует себя комфортно и с меньшей вероятностью отправится на поиск очередной работы.

Адаптация проходит быстрее
Представим, что в онлайн-школу пришёл новый менеджер по работе с клиентами и стал разбираться с обязанностями самостоятельно. Ему приходится знакомиться с продуктовой линейкой, изучать рабочую программу, знакомиться с сегментацией базы, искать информацию, как принято закрывать заявки и общаться с учениками. Тут и стресс, и работа вслепую, и ошибки, которые могут навредить делу. А если ему сразу рассказать, как принято работать в вашей команде, дать наставника и готовые скрипты, познакомить с приложениями, запущенными чат-ботами, рекламными кампаниями и мероприятиями, он начнёт работать без лишнего стресса и вольётся в ритм довольно скоро.

Выше производительность, а ошибок меньше
Когда есть у кого спросить правильно ли делаешь, риск ошибок и брошенных поручений сокращается. В первый раз стажёр попросит помочь ему, во второй — на всякий случай уточнит, а в третий — сделает всё сам. Правильно и без подсказок.

Больше лояльности к компании
Открытость и дружелюбие всегда располагают — к человеку и к компании. Чем комфортнее и довольнее будет ваш новичок, тем больше он будет доверять работодателю и стремиться добросовестно закрывать задачи, а это скажется на эффективности работы.

Экономия ресурсов
Эффективный онбординг не просто помогает новичку быстро вникнуть в рабочие процессы и взять на себя участок задач. Грамотная адаптация минимизирует необходимость в поиске других кандидатов и сокращает расходы на рекрутинг, перераспределение обязанностей и неэффективную работу тех, кто никак не может разобраться, что и как устроено.

Пребординг. Процесс адаптации начинается ещё до фактического выхода новичка на работу. Чтобы он чувствовал себя комфортно на старте, его заранее знакомят с важной информацией: какой стиль общения в компании, какие программы используют для коммуникации, какие документы предоставить, с кем взаимодействовать, как будет проходить стажировка. Хорошо провести созвон и выслать велком-памятку, где есть базовый минимум для знакомства с компанией и её внутренней организацией. За этот этап может отвечать HR, руководитель отдела или куратор.

Знакомство. В первый рабочий день стоит рассказать сотруднику как будет проходить обучение и стажировка, познакомить с командой, историей компании, её ценностями, объяснить регламенты и выдать данные для авторизации в системе. Можно встретиться в формате видеоконференции с командой или персонального созвона с куратором.

Введение в практику. На этом этапе новенький постепенно вливается в работу, изучает необходимые материалы и тренирует первые навыки. Составьте для него план и распишите задачи от простого к сложному, чтобы не повышать градус стресса. Пусть сотрудник чувствует заботу. В идеале наставник должен быть постоянно на связи, помогать быстро сориентироваться и закрывать возникающие вопросы. Если его нет, важно обозначить круг контактов из окружения, кто может подсказать и просто приободрить стажёра. Нужно больше времени или больше отработки на практике? Есть вопросы или сомнения? В период погружения самое время всё выяснить и отработать. На этом этапе за онбординг отвечает куратор, профильный специалист отдела.

Частичная самостоятельность. К концу первого этапа при грамотно выстроенной системе онбординга, сотрудник выполняет основные обязанности сам, сверяясь с инструкциями и время от времени уточняя у наставников сложные моменты. Продолжаем ненавязчиво находиться рядом — так мы поймём, всё ли идёт по плану или стоит скорректировать процесс. В ряде компаний на этом этапе подключается сертификация и проверка уровня подготовки, после которой сотрудника уже допускают к полноценной самостоятельной работе в рамках компетенций. По-прежнему адаптация проходит под присмотром ответственного куратора, наставника.

Полная самостоятельность. После того, как новичок начинает чувствовать себя уверенно и подтвердил готовность на итоговой проверке, он трудится уже без помощи коллег и наставника. Адаптация в компании продолжится, но базовый онбординг на этом завершается. Важно отслеживать возможные трудности дальше, и у новичка должно быть понимание, к кому с этим обращаться. Не менее важно отмечать успехи и давать право проявить себя в новой роли.

Памятка с навигацией. Документ, в котором собраны ответы на популярные вопросы новичков. Обычно сюда включают ключевую информацию для ориентира: название отдела и должности, контакты наставника, HR-куратора и других подразделений, график работы, перечень документов, которые нужны для оформления, правила делового общения и безопасности в компании, и другие моменты, важные для первых шагов. Поставьте себя на место стажёра и выпишите всё, что заинтересовало бы вас. Так будет понятно, что стоит включить в перечень.

Вебинар-знакомство и видеопрезентация. С них логично начать первый рабочий день или этап пребординга. Это вполне может быть видеоурок в записи или встреча в синхронном формате, когда на созвоне будут коллеги, с которыми новичок будет много контактировать во время адаптации и в последующей работе. Так же может отличаться содержание — продукт может быть универсальным приветствием для всех или специализированным для подразделений.

Наставничество. От наставника во многом зависит, насколько новенький будет комфортно себя чувствовать, поймёт свои обязанности, правильно освоит рабочие инструменты и даже проникнется духом компании. Сопровождением должен заниматься опытный сотрудник, который хочет и может учить другого и быть для него проводником в компанию. Подкрепите это желание системой денежной мотивации. Можно разработать шкалу оценки новичка, от которой зависит оплата его учителя.

Обратная связь. Получать фидбек нужно регулярно. Насколько часто — зависит от особенностей должности, установок в компании и желания максимально чутко реагировать на состояние новичка. Лучше применять разные форматы. Так, опросы помогут в оценке степени удовлетворённости нового сотрудника. А тесты покажут, насколько хорошо он усваивает материал.

База знаний. Вся необходимая теория в формате онлайн-библиотеки: регламенты, справочники, списки подразделений и контакты ответственных сотрудников, ссылки на необходимые ресурсы, инструкции и обучающие материалы. Хорошая база знаний — содержательная, с удобной навигацией и лёгким доступом с любого устройства.

Технические сервисы. Программы, корпоративные приложения, онлайн-тренажёры и чат-боты помогут сделать процесс адаптации сотрудников ещё эффективнее. Можно превратить онбординг в игру или квест с начислением баллов за прохождение каждого уровня. Или задать настройки чат-боту, чтобы он напоминал про расписание, проводил опросы, собирал аналитику. Сервисов много, и постоянно появляются новые.

Специализированные платформы. Все этапы от велком-урока до проверки знаний и выдачи сертификата — в одном месте. При этом весь контент защищён, есть база знаний, статистика и аналитика.

не нужно платить за каждого обучаемого сотрудника и неактивную базу — лимита на число учеников нет;

нет ограничений на объём файлового хранилища;

можно использовать разные типы контента, есть его многоуровневая защита;

на помощь быстро придёт техподдержка во всём, что касается организации учебного процесса и использования функций платформы;

внутри каждого курса можно создать неограниченное число ступеней, а в каждой ступени любое количество уроков и заданий;

получится сделать продукт в формате календарного курса, когда обучение начинается и заканчивается в конкретные даты, и асинхронный курс — когда ученик получает доступ и обучается в любое время в своём темпе;

предусмотрены функции стоп-урока, тестирования и проверки заданий, в том числе с автопроверкой без участия учителя;

доступен сервис для организации и проведения онлайн-мероприятий;

функция выгрузки сертификатов по итогам обучения;

процесс обучения легко мониторить — есть детальная статистика и аналитика, выгрузка отчётности;

на платформе есть автоматизация маркетинговых и обучающих процессов;

при оформлении страницы для своей школы есть возможность выбрать логотип, фавикон, обложку, тему, акцентные кнопки;

удобные возможности для коммуникации с учениками: чаты, рассылки, триггерные сообщения с платформы;

можно создать собственную базу знаний в формате корпоративной библиотеки без лимита на объём файлов;

обучающий проект может подключить домен, HTML-код, использовать карточку для встроенной ссылки на внешний продукт, а ещё интегрировать свои действия с любыми ресурсами с помощью API и webhook.

Срок выхода на самостоятельную работу. Тут всё просто. Чем быстрее новичок вникает в свои обязанности и начинает выполнять их без подсказок и помощи наставников, тем лучше настроен онбординг.

Результат финального теста или экзамена. Поможет понять в какой степени работник усвоил информацию. Такой срез позволяет оценивать не только знания работника, но и эффективность наставника, и системы онбординга в целом. Если часто лишь минимальное число учеников в состоянии выполнить итоговое задание, значит, материал не успели изучить или не смогли осилить. Тоже вопросы к организации обучения.

Уровень удовлетворённости новичка. Опрос, который покажет сильные и слабые стороны онбординга в компании по мнению сотрудника. Да, показатель субъективный, но именно новенькому логично оценивать, всё ли ОК с системой адаптации. Можно неожиданно понять, что что-то неочевидное заходит на ура, а классные с виду задумки работают не так, как хочется или вовсе не помогают.

Уровень вовлечённости сотрудника после онбординга. Участие в общих обсуждениях, инициативность, дружелюбность и готовность вести диалог — индикаторы, которые покажут, насколько комфортно сотруднику в коллективе. Смог ли он выстроить общение с коллегами, необходимое для полноценной работы в команде?

Отток новых сотрудников. Обычно HR оценивают данные за шесть месяцев с момента трудоустройства. За ориентир берут показатель оттока среди специалистов со стажем. Если первый коэффициент растёт при стабильности второго, то с системой онбординга точно стоит поработать.

Всё, что нужно для погружения в теорию и старта работы, готовьте заранее. Оформляйте документы, давайте доступы, объясняйте принципы взаимодействия в компании. Отлично, когда есть база знаний, и сотрудник в любой  момент может свериться, повторить важное и увереннее идти дальше.

Создайте комфортную учебную среду. Составьте план обучения новичка, понятный и простой, познакомьте с командой, приставьте наставника и дайте понять, что обучение важно сотруднику, а компания готова в этом помогать.

Обеспечьте учебному процессу простые и доступные инструменты. Базу знаний, регламенты, обучающие курсы и тесты можно и нужно размещать на удобных ресурсах с понятными алгоритмами. Если сотруднику приходится неделю вникать в то, как работает учебный модуль, то будет ли он вдумчиво проходить программу и стремиться к результату?

Анализируйте. Собирайте обратную связь и оценивайте показатели. Так вы будете понимать в моменте, всё ли идёт так, как запланировано, или стоит вмешаться и что-то поправить, как в адаптации конкретного сотрудника, так и в системе онбординга в целом.